カレンダーを共有できない相手との日程調整の方法

G Suite や Office 365 のカレンダーで仕事の予定を管理している人は多いと思う。大抵は会社が契約しているアカウントで、社外の人とカレンダーを共有できない場合も多いだろう。他社の採用面接など、上司や同僚に知られたくない予定の日程調整であれば尚更だ。

そういう場合、「○月○日のXX時〜XX時の都合はいかがですか？」などとメールでやりとりをするのが一般的だが、何往復もやりとりするのは煩雑だし、書き間違え・読み間違えもしやすい。

Calendly や Meetingbird を使えば自分のカレンダーを見せることなく空き時間を相手に選んでもらえるので便利そうだが、カレンダー上で予定が入っていないことと都合がつくことは異なる。「13時から17時まで予定は入ってないけど、会社を抜け出せるわけがない」みたいな事情を汲んではくれないので、使い勝手は良くない。

どうすれば効率よく、わかりやすい日程調整ができるか？と考えて編み出した方法があるので紹介したい。準備に多少手間がかかるが、非常に明快でコミュニケーションの無駄が無い方法だと思う。

前提: 仕事の予定（会議など）が一つのカレンダーに入っている

架空のマネージャーの一週間の予定を例に挙げる。

1. 日程調整可能な時間枠を「予定あり」でブロックする

日程調整中・日程調整後に空き時間に仕事の予定を入れられないため。「その時間は空いていない」ということが社内の人に伝われば、予定の名前はなんでも良い。

「金曜は朝一で予定が二件入っているけど、どちらも自宅からリモートで参加することもできるから、午前休をとって午後から出社することにすれば調整不可能ではないな...」みたいなのを加味して「予定あり」を入れてもよい*1。

2. 日程調整用の新しいカレンダーを作る

ここがキモその一。メインのカレンダーと合わせて使う。一時的に使うものなので名前はなんでも良い。もちろん共有も公開もしない。

3. 「予定あり」を日程調整用カレンダーにコピーする

コピーが終わるとこういう見た目になる。メインのカレンダーと日程調整用カレンダーの両方を表示するように左サイドバーでチェックを入れること。

4. メインのカレンダーを非表示にする

5. 日程調整用カレンダーに移動時間などを考慮した「実際に都合が良い時間」の予定をいれる

ここがキモその二。予定の名前は日程調整をする相手に見せてわかりやすく、失礼がない名称であればなんでも良い。

6. コピーした「予定あり」を日程調整用カレンダーから消す

用済み（むしろ邪魔）なので消す。

7. 「実際に都合が良い時間」だけが載っている日程調整用カレンダーのスクリーンショットを撮ってメール等で相手に送る

ここがキモその三。↑のスクショをメールやメッセンジャーに添付して「available と表示されている時間帯が調整可能です」と書き添えれば良い。

8. 日程が決まったら日程調整用カレンダーの予定を更新する

私用の予定を他の予定表で管理している場合はそちらにも忘れずに予定を入れる。

9. メインのカレンダーの予定を更新する

必ずしもやらなくても良いが、ブロックのために入れた「予定あり」は消しておくと親切ではある。

最終的な仕上がりはこうなる。くれぐれも上司や同僚に「日程調整用カレンダー」を表示している画面を見られないように注意。オンライン会議で画面共有した時うっかり映ってしまう事故とかありがちなので、カレンダー名を無難な名称に変えた上で非表示にしておくと安全。

補足

手順 3, 4 は必ずしも必要ないが、メインのカレンダーと日程調整用のカレンダーを両方表示した状態で新しい予定を作ると、作成先のカレンダーはデフォルトでメインのカレンダーになる。うっかりメインのカレンダーの方に作ってしまい、そのタイミングで上司や同僚が予定確認のためにメインカレンダーを閲覧していたりすると、謎の予定が増えていく様子を見られてしまうかもしれない。そういうミスをしない自信があればこれらの手順はスキップしても構わない（結果は同じ）。

余談

転職活動中、実際にこの方法で数名と日程調整を行った。うち一名からは「とてもわかりやすい」とお褒めの言葉をいただいた。

空き枠が載っているスクリーンショットをわかりやすいと感じるかどうかは人それぞれだが、自分自身の予定管理をする上でも便利だと思うので、おすすめです。

*1:午前休をとるなら朝一の予定は不参加またはリスケすべきだが