@kyanny's blog

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Other Program: Level 2 E-mail Writing NEW Lesson 16: Writing an apology

ミスターヒップホップと。「よう、週末はどんな調子だった?」奥さんのスニーカー買いに行ったり、義母の家に布団を取りに行ったり。数日前に古い布団を捨てて、替えをもらってくるまで数日ソファーで寝たので身体が痛かったよ。「仕事はどうだ?東京から離れて問題はないか?」何も問題なし。そちらはどう?「会社の銀行口座の書類でちょっと問題があってな。今月中には解決するといいんだが」などと近況をお喋りしてレッスンへ。

Lesson 16 の Act から、の前に「最後に謝罪メールを書いたのはいつだ?」正式な謝罪ではないけど、八ヶ月もかかった問い合わせで、あまりに長くてややこしかったので途中からお客さんの質問を勘違いして見当違いな回答をしてた。メール(ではないが)を読み返してて間違いに気づいた。害はなかったけど時間を無駄にして余計な手間をかけたのでそのことについて謝罪した。「相手はなんと?」何も。責められたりはせず、追加の質問をいくつかしただけ。相手も顧客を抱える身だったから、こちらの立場に共感したのか、怒る元気もなかったのかもね。

Act Part 1 のメールはもちろん予習していたので貼り付けたが、ここからミスターヒップホップ怒涛の厳しい指導タイム。「おい、remedie はどこだ?See パートをみろ、四つのキーポイントがあるだろう。お前のメール、順番は違うが 1〜3 は書いてある。でも remedie がない。これじゃあこのメールは役立たずだ」えーと、remedie って二つの意味があると思うんだけど、一つは補償、返金しますとか次回割引しますとか。もう一つが再発防止策「このお客さん、EC サイトのバグ修正が遅れたことで返金を求めてるのか?」いや求めてないと思うけど・・(遅延の理由は従業員にコロナ陽性者がでてオフィス閉鎖しててその間作業できなかったから、という経緯をメールで説明してある前提で)「オフィスの感染症対策を徹底します、とあるが、それはお客さんの関心ごとじゃないだろ?お前の会社側の関心ごとだろ?お客さんの一番の関心ごとは何だ?」あー、EC サイトのバグは修正されたのかどうか?「そうだ、バグはいつ修正されるのか?それに対する説明を聞きたいのに、感染症対策の話をされてもしょうがないだろ」あー、それは Part 1 の問題文を読んだとき、バグは既に修正済みで後日謝罪のメールを送るという状況設定だと受け取っていたからです。でもそこが勘違いだってことだね?「なるほどな。ここが誤解によってミスコミュニケーションが起きている部分だ。バグが既に修正済みなのであれば、最初の文でそのことをはっきり書かないと。もしそれが明確に書かれていたなら、このメールの他の部分は全く問題ない。それが書かれてないから、俺はこのメールを最初読んだとき混乱した。バグは結局どうなったんだ?ってな。メール送るときは Cc するだろ。経緯を知らずこのメールをいきなり読んで初めてことの次第を知る人は同じ印象を抱くし同じように理解するだろう、そしてバグはどうなったんだと返信するだろう。でお前は慌ててバグはもう治ってますと返信するハメになる」なるほど・・・と大変勉強になったレッスンだった。

そもそもなんでバグが修正済みと誤解して問題文を読んでしまったのかは英語力の問題もあるだろうし、謝罪は対応後にするものだという先入観がおれにあったからだとも思う(まだバグが治ってないなら謝罪メール書く暇があったら作業するだろという)。しかし改めて問題文を読みなおしたらどこにも「バグは修正済み」と読める点はなかったので明らかにおれの勘違いであり、これはでも正直割と根深い問題な気が・・・脳内意訳せず英文をそのまま解釈すれば防げたミスだったろうが、しかし自分の思考様式みたいな部分にも関わっている感触があり、解釈の方を正す方向で対処しようとするとまた同じミスをしそうな気がする。事後の謝罪メールで既に対応済みのことを改めて書くのはくどいと思うが、こういう誤解を避けるためにあえてくどくなんでもはっきり書くことを意識したほうが自分に合ってる気がする。

ミスターヒップホップは指導も的を射ているし教え方もうまいのだけど、やや強面だし情熱的に喋るのでまくし立てられるとめっちゃ叱られてるような感じになってちょっとシュンとしてしまうのが玉に瑕だなあ。またビズメイツトレーナーで失敗して練習しておけてラッキー、と前向きに受け止めたい。

Lesson 16 まで終わり、次は Lesson 17 から、と思いきやまさかの未完了!つらい。明日はビズメイ太郎さんシリーズから初めての女性トレーナーを予約した。リストの一番上(最初?)の人で「日本人がまず目指すべき英語の見本」との評。どこから続きやるんだろう。。

Subject: Apology for the delay in fixing EC site error

Dear Mr. Smith,

We are terribly sorry for the delay in fixing an error on the EC site.

We totally understand how inconvenient it is, and how much impact for your business.

Please allow me to explain what happened. Last Monday, some of our employees were identified COVID-19 positive. We immediately closed our office, and until re-opening the office, we were unable to continue working on the fix.

We will make sure the thorough infectious diseases measures.

If you have any questions/concerns, please do not hesitate to contact us.

Best regards,

Kensuke Nagae

  • We totally understand how inconvenient it is, and how much impact it has on your business.
  • We are terribly sorry for the delay in fixing an error on the EC site, but let me assure you that everything is now working properly.