@kyanny's blog

My thoughts, my life. Views/opinions are my own.

Other Program: Level 2 E-mail Writing NEW Lesson 16: Writing an apology

ビズメイ太郎さんシリーズから初めての女性トレーナーと。やや年配の女性、声は高くてゆっくりだがはっきり単語を区切る感じで喋るので日本人の耳には聞き取りやすそうなタイプ。冒頭から映像と音声が遅延してたり MyStage への登場が少し遅れたりしてネット回線の状態が不穏だった。最初に「スモールトークをしたいか、すぐレッスンに入りたいか?」と聞かれ、せっかくだしスモールトークしますと言って「じゃあ自己紹介を」ということで話し始めたのだが、途中でも相手からこちらが真っ暗で見えない・聞こえない状態になったり、逆に相手の映像と音声が完全に止まってしまったりと、久しぶりにだいぶ不安定なネット回線で厳しかった。

それでも残り七、八分でレッスンへ。どこから再開するのかと思ったら Act Part 2 からで、昨日の指摘を受けてレッスン前に「もう事象は解決済み」という一文を入れる対応をしてあったのでそれを貼り付け。時制と複数形の間違いが一箇所ずつあって指摘されたが、それ以外は「とても良い」と全ての文章・表現を褒められ、「あなたなら謝罪メールを書いても絶対にうまくいく」とお墨付きをもらった。

最後に「実際にこういう事故が発生したことはあるか?」と聞かれ、自分の担当ではなくて他のチームがこういう問い合わせをやってるから、あり得るとは思うけど、彼らも経験豊富だからこんな凡ミスはしないと思うな、とか話して相手がそれについて何かコメントしてる最中に時間はなくなり、また回線が怪しくなって相手がロストして、尻切れとんぼな感じでレッスン終了。まあでも Lesson 16 を乗り越えることはできただろう。

Lesson 16 まで多分終わり、次は Lesson 17 から。これでレッスンチケット 20 枚使い切ったぞ(明日と明後日に予約ずみの分もちゃんとレッスン受ければ)。E-mail Writing をさっさと終わらせたいのは山々だが、明日はミスクールで Bizmates Program を予約した。ちょっと息抜き、ではないけど、彼女とはメールの書き方よりも assertive communication の話をしたほうが実りあるレッスンになりそうなので。

  • Good evening!
  • Liz
  • Kensuke - Ken
  • Customer support
  • Technical support
  • Software may have bugs
  • Ken, I cannot hear or see you
  • OK let me refresh my browser
  • I have to use English at work
  • There are several foreigners in my company
  • My boss is an Australian
  • We have some offices around the world
  • It is essential for me to master English
  • Kanazawa, Ishikawa
  • Rural area
  • It is similar to Kyoto
  • I have 6 parakeets
  • They are lovebirds

Subject: Apology for the mistake in account suspension

Dear Mr. Smith,

I would like to apologize for the mistake in account suspension for your account.

I totally understand how much trouble it caused you, and how frustrating and inconvenient it was.

Rest assured that your account has been reactivated already, but please allow me to explain what happened.

On October 14, our customer support received an inquiry about account suspension from the other customer. We misinterpret their account name and suspended your account in spite of theirs. We noticed our mistake in 30 minutes, and took an immediate action on reactivating your account.

I am terribly sorry about the issue. To prevent it happening again, we have started an internal process to review our workflow on account suspension procedure.

If you have any questions/concerns, please let me know.

Best regards,

Kensuke Nagae

  • misinterpret -> misinterpreted
  • procedure -> procedures

  • Fortunately, it is an imaginary situation

  • There is a team for this type of issues